Kilovis med brevpost

Avdelingsleder Vivi-Ann Samuelsen går med raske skritt gjennom gangene. 

- Hver dag sender vi ut om lag fem til sju kilo brevpost, forteller hun og viser fram hyllemeter på hyllemeter med konvolutter og brev. 

Konsulent Heidi Andersson blar gjennom brevbunken hun holder i hendene.

- Selv om mye har blitt digitalt, er det like mye å gjøre. Oppgavene bare endrer seg, sier Samuelsen og smiler. 

Trygghet for pasienten

Avdeling for post og dokumentasjon er Nordlandssykehuset interne postkontor, hvor all inngående og utgående post, både elektronisk og ordinær brevpost er innom. Selv om noe fortsatt håndteres ved lokalsykehusene i Lofoten og Vesterålen, er det hit all posten til Nordlandssykehuset HF kommer.

Avdeling for post og dokumentasjon i Nordlandssykehuset ligger i tredje etasje i J-fløya ved Psykisk helse- og rusklinikken i Rønvik. 

- Det er vi som får alle henvendelser fra personer som enten ønsker utskrift av sin journal på papir, eller vi ha den gjort digital slik at den kan leses på Helse Norge. 

Tidligere ble pasientjournalene oppbevart på papir, men i dag ligger alle pasientopplysninger i programmet DIPS. 

- Enhver ansatt som skal inn i en pasientjournal må begrunne innsynet sitt. Det er en veldig stor trygghet for pasientsikkerheten og ivaretakelsen av personvernet, forteller Samuelsen.

I Nordlandssykehuset finnes fortsatt flere tusen hyllemeter med gamle pasientjournaler på papir. Disse skal etter hvert avleveres til Norsk Helsearkiv på Tynset.

Fra skrivemaskin til heldigital

I dag har Avdeling for post og dokumentasjon ti ansatte som håndterer brevpost inn og ut, skanner dokumenter og digitaliserer og skriver ut journalkopier på forespørsel, både til privatpersoner og til offentlige virksomheter. 

Samuelsen er inne i sin siste uke som ansatt i Nordlandssykehuset. Nå blir hun pensjonist. Hun begynte å jobbe som ferievikar ved personalavdelingen i Nordlandssykehuset i 1977. Foruten en liten periode i Bodø kommune, hvor hun var leder for arkivtjenesten, har hun hatt ulike jobber i sykehuset. Siden 2017 har hun vært leder for Avdeling for post og dokumentasjon i sykehuset. 

- Det har vært en rivende utvikling innenfor alle områder på sykehuset i løpet av disse årene, og jeg har vært så heldig å få være med på mye av dette. Helt fra 1977 hvor vi måtte skrive på skrivemaskin, til at vi i dag er fulldigital. At vi har blitt digitale, gjør at vi blir mer effektive, det er enklere og vi har mye bedre oversikt. Det er også et gode for pasientsikkerheten og gir en økonomisk vinning ettersom vi bruker mindre papir – og derav sparer det også miljøet.

I fjor scannet Post og dokumentasjon 123 485 dokumenter inn i DIPS. Det er ganske stabile tall fra år til år. Saksbehandling som gjelder drift, personell, pasientsaker, klagesaker og andre henvendelser skal dokumenteres i programmet Elements.

Styrt av lovverket

Alle offentlige virksomheter er pålagt å dokumentere sin aktivitet, og avdelingen har derfor mange lovpålagte oppgaver. De mest sentrale i denne sammenheng er offentlighetsloven og forvaltningsloven. 

- Det er disse lovene vi forholder oss til i det daglige og passer på å følge blant annet når vi registrerer post. Det er mange dokumenter som passerer her som gjelder noens personlige forhold. 

I tillegg må de forholde seg til arkivloven, personopplysningsloven og sikkerhetsloven, for å nevne noen. 

- Nordlandssykehuset er pålagt å ha et arkiv, vi skal føre postjournal, og vi skal dokumentere virksomheten. Det er klart at lovverket som omhandler helse berører oss også, sier hun og legger til: 

- Selv om vi på Avdeling for post og dokumentasjon ikke har pasientkontakt, har vi en meget viktig funksjon i foretaket, smiler hun.